Vsak format dogodka ima svoje mesto. Medtem ko moči osebnih dogodkov ne moremo zanikati, je dosežek virtualnih dogodkov ogromen. Hibridni dogodki združujejo najboljše iz obeh svetov: fantastičen doseg za virtualne udeležence in moč osebnih povezav za udeležence v živo.
Hibridni dogodki so bistveni del moderne industraije dogodkov, ki ponujajo velike prednosti za organizacije, ki učinkovito izkoristijo ta močan format dogodkov.
V tem blogu vas bomo popeljali skozi osnove hibridnega dogodka, kako oblikovati uspešen hibridni dogodek in kako prilagoditi vašo strategijo dogodkov okoli virtualnih srečanj.
Hibridni dogodki in vaša celotna strategija dogodkov
Ustvarjanje uspešnega hibridnega dogodka zahteva načrtovanje in brainstorming. Ali gostite notranji ali zunanji dogodek? Ali imate učinkovita orodja za trženje in promocijo vašega hibridnega dogodka? Kaj upate, da bodo vaši udeleženci dobili iz tega dogodka?
Odgovori na ta vprašanja vam bodo pomagali zgraditi vaš program hibridnih dogodkov.
Kdaj gostiti hibridni dogodek
Prva odločitev, ki jo morate sprejeti, je ali sploh vključiti virtualno komponento v vaš dogodek. Ali ima smisel? Kdaj bi morali gostiti hibridni dogodek v primerjavi z dogodkom na kraju samem ali virtualnim dogodkom?
Hibridni dogodki so odlična rešitev za tiste programe, ki se lahko učinkovito izvajajo tako na kraju samem kot virtualno. Spodaj so nekateri primeri dogodkov, ki so popolni za programe hibridnih dogodkov:
- Sejmi
- Konference
- Začetki prodaje
- Globalne mestne dvorane
Hibridni dogodki so tudi koristne rešitve, ko mnogi vaši udeleženci, ki bi običajno prisostvovali v živo, tega ne morejo. Spodaj so nekateri primeri, ko udeleženec, ki bi običajno morda bil na kraju dogodka, morda mora prisostvovati virtualno:
- Udeleženec ne more ali ne želi potovati.
- Organizacija udeleženca je omejila potovanja in ne more potovati na dogodek.
- Prizorišče, kjer boste gostili del dogodka na kraju samem, ima omejitve zmogljivosti ali dostopnosti, zato se ne morejo vsi udeleženci zbrati na kraju samem.
Dogodki na kraju samem
Dogodki na kraju samem bi morali biti načrtovani, ko je izjemno pomembno, da so vsi vaši udeleženci tam osebno. Če veste, da se večina vaše vsebine ne bo dobro prevedla virtualno in ni primernega alternativnega načina komunikacije, je izkušnja na kraju samem najboljši način za dostavo informacij.
Tukaj so nekateri primeri dogodkov, ki jih morda želite gostiti na kraju samem:
- Majhna kosila za stranke
- Izleti za krepitev tima
- Podelitve nagrad
Virtualni dogodki
Popolnoma virtualni dogodki bi morali biti načrtovani, če ne morete gostiti dogodka na kraju samem, imate majhen proračun ali če so informacije, ki jih želite deliti, lahko učinkovito deljene prek videa. Če ljudje ne potrebujejo osebne udeležbe, ne zapravljajte denarja ali časa. Te vire preusmerite za prihodnje dogodke na kraju samem ali hibridne dogodke.
Tukaj so nekateri primeri učinkovitih virtualnih dogodkov:
- Webinarji
- Pogosta srečanja ekipe
- Skupine za uspeh strank
- Študijske skupine
- Paneli
Vrste hibridnih dogodkov
Poglobimo se v razlike med notranjimi – internimi in zunanjimi hibridnimi dogodki in nekaj najpogostejših primerov vsakega.
Notranji ali interni hibridni dogodki
Notranji ali interni dogodki so programi, ki se izvajajo v korist notranjih deležnikov vašega podjetja, vključno z zaposlenimi, vodstvom, osebjem itd. Za mnoga podjetja je skoraj nemogoče zbrati vse vaše notranje deležnike v isti sobi za sestanek.
Tu pridejo na vrsto hibridni dogodki. Izberite prizorišče za vaš dogodek, na primer sedež vašega podjetja, nato pa sestanek v živo prenašajte preostanku vašega podjetja.
Spodaj so nekateri primeri pogostih notranjih hibridnih dogodkov:
- Začetki prodaje
- Globalne mestne dvorane
- Večja srečanja ekip
Zunanji hibridni dogodki
Zunanji dogodki so programi, ki so usmerjeni k vašim strankam ali potencialnim strankam. Prehod vašega živega zunanjega dogodka v hibridno okolje lahko pomaga privabiti več udeležencev in zmanjšati vaš ogljični odtis.
Zunanji dogodki, ki se lahko spremenijo v hibridne, vključujejo naslednje:
- Konference in sejmi
- Delavnice
- Predstavitve izdelkov
Osnovni elementi, cilji in prednosti hibridnih dogodkov
Pomembno je, da si vzamete čas za identifikacijo ciljev vašega hibridnega dogodka in zberete vsa orodja, ki jih potrebujete za učinkovito izvajanje teh ciljev. Spodaj smo opisali skupne elemente, cilje in prednosti prehoda vašega dogodka v hibridno obliko.
Ključni elementi hibridnih dogodkov
Eno pogosto napačno prepričanje v industriji je, da za hibridni dogodek potrebujete samo ponudnika za virtualno prenašanje. Uspešen hibridni dogodek zahteva enake elemente in funkcije kot dogodek na kraju samem. Skupaj z odličnim ponudnikom za virtualno prenašanje bodo ti elementi vaš hibridni dogodek naredili uspešen.
Vključujoča vsebina
Vaša vsebina je na hibridnem dogodku verjetno še pomembnejša. Ne samo, da morajo biti vaši udeleženci v živo vključeni, ampak bi morali biti vključeni tudi vaši virtualni udeleženci skozi celoten dogodek. Poskrbite, da so vsi vaši govorniki pripravljeni in da so njihove predstavitve vključujoče, tako da skrbno upravljate njihovo vsebino in celoten dnevni red.
Trženje
Hibridni dogodek privablja tako udeležence v živo kot virtualne udeležence. To vaši organizaciji daje priložnost, da privabi dva (ali več!) krat večje število udeležencev na vaš dogodek, kar pomeni, da je trženje vašega hibridnega dogodka bolj pomembno kot kdaj koli prej. Ustvarite lepo, blagovno znamko spletno stran dogodka, ki prikazuje vse informacije o programu, in pošljite e-pošto potencialnim udeležencem, da privabite rekordno število ljudi.
Načrtovanje sestankov
Ko nekateri vaši udeleženci sodelujejo virtualno, drugi pa osebno, je težje načrtovati sestanke. Uporabite orodje za načrtovanje sestankov, da rezervirate čase v koledarjih vaših udeležencev, ki so rezervirani za mreženje. Lahko komunicirajo in nastavijo čase za srečanja neposredno preko orodja. Na ta način lahko virtualni in osebni udeleženci vidijo razpoložljivost v koledarjih drug drugega in učinkovito mrežijo.
Cilji hibridnih dogodkov
Čeprav imajo vsi vaši dogodki individualne cilje, je splošni cilj za vse hibridne dogodke, da se čim več udeležencev vključi, ne glede na to, kako sodelujejo. Hibridni dogodek omogoča ljudem, da se osebno povežejo, če želijo to izkušnjo človeške povezave, hkrati pa daje posameznikom, ki se ne morejo udeležiti osebno, fleksibilnost, da sodelujejo virtualno.
Cilj je, da je izkušnja enako vznemirljiva za obe skupini. Z zmanjšanjem ovire za vstop hibridni dogodki omogočajo, da se še več ljudi interaktivno ukvarja z vašo vsebino in vašo blagovno znamko.
Hannah Montana je morala govoriti o hibridnih dogodkih, ko je pela: “Dobite najboljše iz obeh svetov.” Z hibridnimi dogodki dobite prednosti tako osebnih dogod
kov kot virtualnih dogodkov.
Prednosti hibridnih dogodkov
Hibridni dogodki prinašajo številne prednosti, vključno z večjim dosegom, večjo vključenostjo in večjo prilagodljivostjo. Spodaj so nekatere od teh prednosti podrobneje opisane.
Večji doseg
Hibridni dogodki omogočajo, da se več ljudi udeleži vašega dogodka, ne glede na to, kje so. To pomeni, da lahko dosežete več ljudi, kot bi jih lahko na dogodku na kraju samem. To je še posebej koristno za globalne dogodke, ki privabljajo udeležence iz različnih časovnih pasov.
Večja vključenost
Hibridni dogodki omogočajo, da se več ljudi vključi v vaš dogodek. To je zato, ker omogočajo ljudem, da se udeležijo dogodka na način, ki je zanje najbolj primeren. To pomeni, da lahko ljudje, ki se ne morejo udeležiti osebno, še vedno sodelujejo virtualno.
Večja prilagodljivost
Hibridni dogodki omogočajo večjo prilagodljivost. To je zato, ker omogočajo ljudem, da se udeležijo dogodka na način, ki je zanje najbolj primeren. To pomeni, da lahko ljudje, ki se ne morejo udeležiti osebno, še vedno sodelujejo virtualno.
Zaključek
Hibridni dogodki so tu, da ostanejo. Združujejo najboljše iz obeh svetov: fantastičen doseg za virtualne udeležence in moč osebnih povezav za udeležence v živo. Če še niste razmislili o prehodu na hibridne dogodke, je zdaj pravi čas.
